Pengelolaan Arsip Dinamis pada Sub Bagian Tata Usaha Cabang Dinas Kehutanan Wilayah II Purwakarta

Abstract

Penelitian ini difokuskan pada analisis prosedur pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha Cabang Dinas Kehutanan Wilayah II Purwakarta. Arsip dinamis merupakan bagian penting dari kegiatan administrasi yang memerlukan pengelolaan yang baik agar mudah diakses dan terorganisasi dengan baik. Namun, pengelolaan arsip di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha Cabang Dinas Kehutanan Wilayah II Purwakarta belum optimal karena kurangnya sumber daya manusia yang kompeten di bidang kearsipan dan keterbatasan fasilitas.

Penelitian ini mengaplikasikan metode deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Informan terdiri dari 10 pegawai, termasuk 5 pengelola arsip, 1 kepala sub bagian, dan 4 pegawai yang rutin menggunakan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penciptaan arsip sudah berjalan, namun penggunaan arsip, terutama dalam peminjaman dan penemuan kembali arsip, membutuhkan waktu yang lama, melebihi batas waktu yang ditentukan. Pemeliharaan arsip juga belum optimal karena keterbatasan sarana dan prasarana, serta ketiadaan petugas arsiparis yang kompeten. Penyusutan arsip belum dilakukan secara teratur, sehingga banyak arsip inaktif yang masih menumpuk di ruang kerja.

Unsur-unsur yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi kurangnya fasilitas kearsipan dan minimnya alokasi anggaran, serta ketiadaan pegawai dengan spesialisasi pendidikan arsip. Oleh karena itu, diperlukan perbaikan dalam prosedur pengelolaan arsip dinamis di Sub Bagian Tata Usaha Cabang Dinas Kehutanan Wilayah II Purwakarta, baik dalam hal tenaga ahli maupun fasilitas yang menunjang untuk memaksimalkan pengelolaan arsip.